Flexible Working Space, Budaya Kerja Baru Hadapi New Normal

Jakarta, Ditjen Aptika – Tidak dapat dipungkiri bahwa pandemi Covid-19 telah mempercepat transformasi digital, baik dari sisi masyarakat, dunia usaha, dan tidak terkecuali pemerintahan. Dalam percepatan transformasi digital tersebut juga dituntut komitmen pengelolaan organisasi dan kinerja pemerintah melalui berbagai terobosan dan inisiatif.

Unit Kerja di bawah Kementerian Kominfo, Ditjen Aplikasi Informatika, mencoba merumuskan sebuah proses bisnis baru dalam lingkungan kerjanya untuk menghadapi era kenormalan baru (new normal). Proses bisnis tersebut bernama Flexible Working Space (FWS).

“Kalau dulu kita bekerja tentang teknologi, sekarang saatnya kita bekerja dengan teknologi,” ungkap Direktur Jenderal Aptika, Semuel Abrijani Pangerapan, dalam rapat Pembahasan Panduan Flexible Working Space, Selasa (02/06/2020).

Namun menurut Dirjen Semuel dalam menjalankan pekerjaan dengan lokasi yang fleksibel, ada tantangan dan juga manfaat yang dapat diraih. “Kuncinya adalah mengetahui apa saja best practice yang dapat diterapkan dalam rutinitas bekerja, serta menguasai teknologi yang memudahkan dalam berkoordinasi dan berkolaborasi,” sarannya.

Menangkap apa yang dikatakan Dirjen Semuel dapat dilihat bahwa sistem FWS merupakan suatu trobosan baru dalam dunia pemerintahan yang selaras dengan era digital. Oleh karena itu ada baiknya kita pahami dan dalami hal-hal dasar apa saja mengenai FWS ini.

Apa itu FWS (Jenis dan Tahapan Implementasinya)

Flexible Working Space dapat diartikan pengaturan pola kerja pegawai yang memberikan fleksibilitas lokasi bekerja selama periode tertentu dengan memaksimalkan teknologi informasi. Jika FWS ini diterapkan maka tentu akan ada penyesuaian tren cara bekerja, seperti:

  1. Munculnya jenis pekerjaan baru
    Struktur organisasi, perusahaan, dan tipe pekerjaan baru banyak muncul untuk mengakomodasi manusia dan teknologi yang berubah cepat.
  2. Tenaga kerja multigenerasi dan beragam
  3. Tidak dibatasi struktur dan tempat
    Pekerjaan dapat dilakukan di lokasi manapun dan dengan waktu yang fleksibel. Rasio pekerja tidak tetap meningkat.
  4. Karier ditentukan oleh pekerja, bukan perusahaan
    Pekerja memiliki kontrol yang lebih besar terhadap perjalanan kariernya.
  5. Digitalisasi dan otomatisasi
    Teknologi menyederhanakan pekerjaan sehari-hari dan menghubungkan pekerja dengan efisien.
  6. Akses dan pengolahan data semakin masif
    Data memberikan pemahaman lebih baik tentang perilaku dan kualitas pekerja.
Jenis-Jenis Flexible Working Space.

Jenis pertama No Remote, beberapa jenis perusahaan/organisasi tidak memungkinkan untuk melakukan bekerja jarak jauh. Hal tersebut dapat disebabkan oleh mandat kepemimpinan, atau sifat bisnis itu sendiri. Misalnya, perawatan medis, siaran langsung, dan manufaktur yang saat ini belum dapat dilakukan secara jarak jauh.

Namun perlu dicatat bahwa kita melihat peluang baru untuk pekerjaan jarak jauh muncul berkat kemajuan teknologi. Perusahaan multinasional dengan kantor di seluruh dunia pada dasarnya merupakan remote working.

Kedua Remote Allowed, tahap jarak jauh ini memungkinkan pegawai yang disetujui pada suatu perusahaan untuk bekerja beberapa (tetapi tidak semua) hari di luar kantor.

Perusahaan/organisasi jenis ini membolehkan beberapa pekerjaan dilakukan di luar kantor, namun masih membutuhkan karyawan yang bekerja dari kantor. Pada tahapan Remote-Allowed ini, akan ada 30% dari pegawai yang akan melakukan FWS.

Ketiga Hybrid Remote, secara bergiliran pegawai akan mendapatkan jadwal untuk bekerja dari kantor dan bekerja dari rumah.

Nantinya, akan ada tim-tim yang terdiri atas pegawai yang bekerja dari kantor dan pegawai yang bekerja dari rumah. Ini akan memudahkan karyawan dalam berkoordinasi sekaligus tetap memberikan fleksibilitas dalam melakukan pekerjaan tanpa harus bepergian ke kantor.

Terakhir All Remote, semua pekerja melakukan pekerjaannya dari luar kantor.

Syarat Bekerja dengan Sistem FWS

Perlu diketahu untuk dapat melakukan system kera FWS perlu beberapa persyaratan yang harus dipenuhi baik dari sisi kesiapan mental dan riwayat kinerja, maupun dari sisi kondisi kesehatan.

Dari sisi kesiapan mental dan riwayat kinerja setidaknya ada sepuluh persyaratan dasar, seperti dapat bekerja mandiri, bertanggung jawab, responsif, berinisiatif tinggi, mau beradaptasi dengan cara baru, memiliki hasil penilaian kinerja yang baik, memiliki kompetensi dalam mengoperasikan sistem dan teknologi informasi, laporan disiplin pegawai, dan efektivitas pelaksanaan tugas.

Sedangkan dari sisi kondisi kesehatan ada tiga syarat utama, yaitu memiliki faktor komorbiditas yaitu penyakit penyerta (diabetes, hipertensi, gangguan paru dan gangguan ginjal), memiliki kondisi immunocompromised/ penyakit autoimun, dan sedang dalam masa kehamilan

Prinsip dan Strategi Bekerja dengan Sistem FWS

Dalam penerapan sistem kerja FWS ada tiga prinsip dan strategi utama yang wajib dipegang, yaitu dokumentasi proses kerja, rapat efektif, serta menjaga komunikasi informal.

Pertama dokumentasi proses kerja, saat bekerja di kantor pegawai dapat dengan mudah berkomunikasi secara langsung dengan rekan kerja, tetapi saat FWS momen itu diganti dengan dokumentasi.

Untuk memastikan pegawai selalu mendapat info terbaru dan paling valid saat FWS, perlu pendokumentasian setiap proses kerja dan keputusan yang diambil secara lengkap, terstruktur, dan mudah diakses oleh para rekan kerja. Ini penting agar tidak ada yang merasa ketinggalan informasi, juga membuat kerja lebih efisien karena semua informasi dapat dengan cepat ditemukan tanpa harus bertanya.

Untuk memudahkan atasan dalam mengecek progres pekerjaan buat penamaan dokumen diawali dengan Tahun-Bulan-Tanggal.

 

Atur dan perbarui manajemen dokumen dengan rapi serta arsipkan dokumen yang tidak lagi relevan.

Kedua rapat efektif, rapat merupakan salah satu bentuk upaya kolaborasi dan penyampaian informasi antar rekan kerja. Jika prinsip dokumentasi telah dipegang teguh, menjalankan rapat secara online tidak akan terasa sulit. Kuncinya adalah dengan menyediakan agenda yang jelas, membagikan bahan sebelum rapat untuk dipelajari, membuat catatan rapat yang dapat diakses peserta selama dan setelah rapat, dan melakukan pembagian tugas secara tercatat.

Jika peserta telah mempelajari agenda dan menyiapkan bahan rapat sebelum berlangsung, itu akan membuat meeting lebih efisien. Peserta hanya fokus membahas hal-hal yang belum jelas saja atau tinggal mengambil keputusan, tanpa harus panjang lebar menjelaskan hal yang sebenarnya dapat dimengerti dengan penjelasan tertulis.

Siapkan dokumen agenda rapat untuk menuliskan catatan rapat. Pastikan semua peserta terinformasikan keputusan dan
langkah selanjutnya.

 

Sebelum rapat undang peserta rapat dalam Google Calendar serta jangan lupa lampirkan dokumen agenda meeting.

Ketiga menjaga komunikasi informal, komunikasi yang baik akan membuat kolaborasi berjalan lebih menyenangkan. Hal ini penting juga untuk membangun rasa percaya dan saling dukung antar pegawai agar beban pikiran terasa lebih ringan karena dibicarakan.

Saat FWS, ruang komunikasi informal ini harus diciptakan agar pegawai dapat membahas hal-hal di luar pekerjaan, tanpa tercampur dengan ruang pembahasan pekerjaan. Mengingat sepertiga waktu pegawai dalam satu hari kita digunakan untuk bekerja, tentu kebutuhan bersosialisasi harus dapat terjaga.

Gunakan saluran berkomunikasi teks yang tepat agar sesuai dengan
kebutuhan.

Dalam kaitannya dengan mekanisme seperti apa yang akan diterapkan oleh Ditjen Aptika masih dalam proses persetujuan dari Sekretariat Jenderal Kominfo. Jenis yang mungkin digunakan ialah Remote Allowed atau Hybrid Remote, dengan memberlakukan sistem 3 hari masuk, dan 2 hari kerja FWS selama sepekan. (lry)