Tangerang Selatan, Ditjen Aptika – Penyediaan arsip dinamis berbasis digital menjadi salah satu tugas kementerian atau lembaga untuk memenuhi hak-hak publik. Kualitas penataan kearsipan juga perlu ditingkatkan secara berkala.
“Penyediaan arsip dinamis sebagai informasi publik untuk memenuhi hak-hak publik memperoleh informasi dan menyediakan arsip secara mudah, cepat, akuntabel dan transparan,” kata narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia, Sri Purwati di Tangerang Selatan, Selasa (26/10/2021).
Dilanjutkan oleh Sri, pengolahan arsip dinamis menjadi informasi publik dilakukan oleh bagian kearsipan dan bagian yang melaksanakan fungsi layanan informasi publik. Pengolahan arsip aktif meliputi pembuatan daftar arsip aktif, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan penyajian arsip. Tugas tersebut dilakukan oleh SDM kearsipan/ arsiparis pada satuan kerja pengolah.
Bagian kearsipan bertanggungjawab terhadap pemuatan informasi kearsipan di dalam JIKN dan penyediaan daftar arsip aktif dan arsip inaktif.
Sri juga menguraikan langkah-langkah penataan arsip inaktif, yaitu:
- Pemeriksaan, penataan arsip dalam boks;
- Penomoran boks; dan
- Penataan boks dalam rak arsip.
“Penyusunan daftar informasi arsip tematik yang sekurang-kurangnya memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan, dan kurun waktu,” terang Sri.
Perwakilan dari Biro Umum, Riris Megawati menambahkan bahwa tujuan pengelolaan arsip adalah dapat menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat untuk kepentingan referensi atau rujukan.
“Menyimpan arsip dengan aman dan terpelihara, serta dapat dimanfaatkan oleh organisasi dalam mengambil kebijakan/keputusan,” jelas Riris.
Sedangkan kegiatan pemberkasan arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya, sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
Untuk mewujudkan penataan arsip yang cepat, tepat, aman dan terpelihara, perlu adanya dukungan dan kerjasama dari berbagai bidang di lingkungan satuan kerja, karena tanpa ada dukungan dari internal agak sulit mewujudkan,
“Oleh karena itu kita perlu menumbuhkan kesadaran bahwa arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder,” tutup Riris.
Lihat juga: Dokumen Pengguna Anggaran Negara Harus Tersimpan Secara Baik
Acara Focus Group Discussion (FGD) tersebut diadakan dalam rangka meningkatkan kualitas penataan kearsipan di lingkungan Direktorat Pengendalian Aptika.
Turut hadir di acara itu perwakilan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kominfo, Arsip Nasional Republik Indonesia, dan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. (sub)
