Menyiapkan Ekosistem Flexible Working Space

Jakarta, Ditjen Aptika – Menyiapkan ekosistem merupakan hal krusial selanjutnya untuk menentukan keberhasilan menerapkan sistem kerja Flexible Working Space. Hal tersebut guna meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi menuju era new normal kedepan.

“Mari kita bangun budaya kerja produktif, efektif, dan efisien,” ajak Direktur Jenderal Aptika, Semuel Abrijani Pangerapan, seperti tertuang dalam prakata panduan Flexible Working Space yang dibahas Selasa (02/06/2020).

Dalam panduan Flexible Working Space tersebut ada tiga aspek utama yang perlu diperhatikan dalam menyusun ekosistem FWS.  Ketiga hal tersebut yakni area kerja, jam kerja, serta perangkat, aplikasi, dan koneksi.

Pertama area kerja, dalam menyiapkan area kerja ada beberapa hal yang perlu dilakukan, seperti menentukan area khusus bekerja di rumah. Pekerja harus memiliki area kerja yang dipisahkan yang akan membantu mengondisikan pikiran dan hati pekerja untuk siap bekerja.

Area ruangan tersebut sedapat mungkin mendapat pencahayaan cukup, yang akan berpengaruh pada produktivitas dan kesehatan. Berdasarkan riset, menaruh tanaman hijau di dekat area kerja dapat memengaruhi produktivitas, mood, dan kesehatan.

Salah satu contoh penerapan ruang kerja yang baik menurut zapier.com.

Kedua jam kerja, penting bagi pekerja yang melakukan sistem kerja FWS agar hadir dan responsif pada jam kerja kantor. Pekerja juga harus menyudahi jam kerja pada waktu yang ditentukan. Hal tersebut akan berperan penting untuk menjaga kinerja pekerja pada hari-hari ke depan.

Pada saat akan mulai dan mengakhiri jam kerja pekerja juga harus mengisi presensi terlebih dahulu. Pekerja juga harus menuliskan kegiatan yang dilakukan pada waktu bekerja. Hal tersebut berguna agar atasan dapat mengalokasikan beban kerja yang sesuai serta mengetahui progres tim secara keseluruhan.

Ketiga perangkat, aplikasi, dan koneksi, merupakan hal wajib yang harus dimiliki pekerja dalam menjalankan FWS. Pekerja wajib menggunakan smartphone, laptop/komputer, dan headphone/earphone sebagai perangkat bekerja.

Koneksi juga sama pentingnya seperti perangkat karena dibutuhkan internet untuk dapat saling terhubung dan berkoordinasi.

Setelah memiliki perangkat dan akses internet, aplikasi penunjang digunakan untuk mempermudah melakukan pekerja. Aplikasi yang dapat digunakan selama FWS terbagi atas beberapa jenis pekerjaan, antara lain:

  1. Clock-in & clock-out geotagging: aplikasi internal;
  2. Video conference: Zoom, aplikasi internal;
  3. Pengerjaan dokumen tertulis secara kolaboratif: G-Suite (Google Docs, Slides, Sheets), Microsoft Office 365;
  4. Penjadwalan dan pengelolaan waktu: Google Calendar;
  5. Chatting: WhatsApp, aplikasi internal.

Studi Kasus: Membangun Kebiasaan saat FWS

Seperti apa keseharian pekerja dalam melakukan sistem kerja FWS? Tim dari Ditjen Aptika mencoba membuat rancangan apa yang harus dilakukan pekerja saat melakukan sistem kerja FWS. Terdiri dari sebelum, saat, dan setelah bekerja, seperti berikut:

Sebelum bekerja:

  1. Clock-in pada aplikasi internal;
  2. Tuliskan daftar tugas yang akan dikerjakan pada hari itu (dengan bijak);
    Daftar tugas yang terlalu panjang memiliki kemungkinan untuk tidak dapat terlaksana dalam satu hari, ini akan mengurangi rasa pencapaian dalam bekerja;
  3. Cek update terakhir pembicaraan atau info terkait pekerjaan;
    Buka email dan lihat grup chat, jangan sampai ada informasi penting yang terlewat untuk dibaca.

Saat bekerja:

  1. Update tugas yang telah dilaksanakan di aplikasi internal;
    Pastikan semua proses pekerjaan tercatat dalam sistem agar atasan dapat mengecek progress dengan mudah;
  2. Utamakan komunikasi berbasis teks daripada telepon atau video call;
    Ini penting karena tidak semua orang dapat hadir dalam waktu yang sama. Dengan teks, rekan kerja dapat tetap mengikuti pembahasan. Lakukan pembahasan yang bersifat taktis di grup chat, dan hal yang bersifat strategis di email.

Setelah bekerja:

  1. Clock-out di aplikasi internal;
    Kembali cek daftar tugas yang telah dilakukan, pastikan tidak ada yang terlewat.

Tips dan Trik FWS

Tim Ditjen Aptika mencoba memberikan ide dan wawasan untuk menunjang sistem kerja FWS, seperti brainstorming online dan menjaga Work-Life Balance saat FWS di rumah.

Brainstorming Online
Tidak berkumpul dalam satu ruangan yang sama secara fisik, bukan berarti pekerja harus berpikir mencari solusi seorang diri. Ada beberapa alat yang dapat digunakan untuk menunjang kebutuhan berdiskusi bersama rekan, seperti papan tulis online dan fitur share screen video call.

Contoh 1 Papan Tulis Online: Miro, aplikasi yang banyak digunakan startup untuk menuangkan ide secara bersama-sama.

 

Contoh 2 Papan Tulis Online: Aplikasi Google Docs / Slides.

 

Contoh 3 Fitur Share Screen: Video Call dengan menggunakan fitur share screen aplikasi zoom dan google.

Menjaga Work-Life Balance

Saat tempat beristirahat dan berkumpul dengan keluarga kini juga digunakan sebagai tempat bekerja, keseimbangan hidup dapat mengalami guncangan. Berikut hal yang dapat dilakukan agar terciptanya kesimbangan hidup.

  1. Ciptakan rutinitas baru,
    Dengan memiliki hari yang terjadwal, pengambilan keputusan tentang apa yang akan dikerjakan lebih mudah, tidak harus dipikirkan sepanjang waktu.
  2. Rutinitas yang terjadwal akan meningkatkan disiplin
    Tidak hanya terhadap pekerjaan, tetapi juga pada kewajiban yang harus dilakukan di rumah. Ini akan membantu pekerja untuk memisahkan kapan waktu untuk bekerja dan untuk melakukan kewajiban di rumah.
  3. Tetapkan jadwal berolahraga
    Bagi sebagian pekerja, bekerja dari rumah mengurangi gerak tubuh kita. Ini dapat berpengaruh pada tingkat kebugaran tubuh dan kejernihan pikiran. Usahakan berolahraga minimal 30 menit, 3 kali dalam seminggu.

Tantangan Terbesar dan Solusi saat FWS

Masing-masing orang memiliki tantangannya sendiri dalam melakukan pekerjaan. Berikut enam daftar teratas dari tantangan saat FWS serta cara mengatasinya.

  1. Menentukan prioritas pekerjaan
    – Batasi jumlah pekerjaan yang akan dilakukan setiap harinya dan kerjakan yang paling krusial dahulu
    – Ketahui berapa lama pekerja dapat fokus mengerjakan sebuah hal, bukan berapa lama pekerja harus mengerjakan suatu hal;
  2. Interupsi dan distraksi
    – Beri sinyal pada anggota keluarga jika sedang bekerja, misalnya dengan menggunakan headphone
    – Disiplin terhadap waktu kerja;
  3. Bekerja berlebihan
    – Pasang pengingat untuk beristirahat pada selang waktu tertentu dan penutup kegiatan bekerja;
    – Beritahu rekan saat ingin menyudahi kegiatan bekerja pada hari itu agar tidak dikejar-kejar di luar jam kerja;
  4. Kesepian dan merasa terisolasi
    – Luangkan waktu untuk mengobrol hal di luar pekerjaan bersama rekan kerja, seperti misalnya berbincang sambil makan siang bersama melalui video conference;
    – Proaktif dan berusaha solutif dalam komunikasi di grup;
  5. Koneksi internet dan gangguan pada perangkat
    – Selalu miliki backup plan, seperti modem tambahan;
  6. Kebiasaan yang buruk pada kesehatan
    – Jangan tunda makan siang dan jangan lupa berolahraga;
    – Atur meja dan kursi kerja agar ergonomis.

Dalam bisnis prosesnya Ditjen Aptika sedang merancang sebuah sistem atau aplikasi internal guna menunjang sistem kerja FWS yang rencana akan diberi nama aplikasi Kendali. Nantinya ketika sistem kerja FWS ini dapat berjalan, para pekerja akan melakukan absensi, menyimpan file, serta berkoordinasi terkait pekerjaan pada aplikasi tersebut. (lry)