Penggunaan Teknologi Cloud Computing pada SiMAYA Versi 5

Sistem Administrasi Perkantoran Maya atau disebut siMaya adalah aplikasi administrasi perkantoran yang mendukung proses manajemen persuratan untuk memudahkan proses pencarian dan pengarsipan. Implementasi siMaya dilakukan pada instansi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah untuk meningkatkan efektifitas, dan produktifitas kerja, serta tertib administrasi.

Aplikasi siMaya dikembangkan oleh Subdirektorat Aplikasi Layanan Pemerintahan Direktorat e-Government Kementrian Komunikasi dan Informatika RI berdasarkan Tata Naskah Dinas Elekronik yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. 6 Tahun 2011 mengenai Tata Naskah Dinas Elektronis di Lingkungan Instansi Pemerintah.

Beberapa fitur dari siMaya adalah Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi Masuk, Disposisi Keluar, Disposisi Inisiatif, PNSBook (Linimasa, Status, Profil, Berbagi foto dll), Asisten, Arsip, Administrasi Kecamatan, Administrasi Kelurahan, Administrasi Kepegawaian.(Kementerian Komunikasi dan Informatika, 2015)

Versi terbaru dari siMaya yang terbaru adalah siMaya versi 5 yang sudah mendukung teknologi cloud computingyang tidak dimiliki oleh siMaya versi sebelumnya.

Gambar 1. Tampilan dashboard siMaya versi 5.

Berikut poin-poin kelebihan siMaya dengan Teknologi Cloud :

  1. Daerah tidak perlu memiliki server, tidak perlu mengelola jaringan
  2. Helpdesk cukup di pusat
  3. Bisa diakses dari mana saja
  4. Mudah untuk integrasi

Cloud computing atau disebut cloud adalah jenis sistem paralel dan terdistribusi yang terdiri dari kumpulan komputer yang saling terhubung dan tervirtualisasi secara dinamis ditetapkan dan disajikan sebagai satu atau lebih sumber daya komputasi terpadu berdasarkan perjanjian tingkat layanan yang ditetapkan melalui negosiasi antara penyedia layanan dan konsumen. (Buyya, Yeo, Venugopal, Broberg, & Brandic, 2009).

Armbrust (2010) mendefinisikan cloud computing mengacu pada aplikasi yang diberikan oleh penyedia layanan melalui internet dan perangkat keras dan sistem perangkat lunak dalam pusat data yang menyediakan layanan tersebut.

Aplikasi siMaya dapat dikatogerikan sebagai Software as a Service (SaaS) berdasarkan definisi yang ditetapkan oleh National Institute of Standards and Technology (2010) yaitu aplikasi yang dapat diakses melalui berbagai perangkat melalui antarmuka klien, seperti web browser (contohnya, email berbasis web), atau sebuah antarmuka program.

Penggunaan teknologi cloud yang diterapkan pada siMaya versi 5 ini bertujuan untuk memberikan kemudahan kepada instansi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang ingin mengimplementasikan siMaya namun tidak memiliki Sumber Daya Manusia ataupun Infrastruktur yang memadai untuk melakukan implementasi siMaya versi sebelumnya.

Implementasi pada siMaya versi sebelumnya hanya memungkinkan implementasi non-clouduntuk instansi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang memiliki infrastruktur berupa server dan sumber daya manusia yaitu administrator server.

Pada siMaya versi 5 dengan implementasi cloud, server ada pada server cloud yang disediakan oleh Kementrian Komunikasi dan Informatika RI. Instansi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah sebagai pengguna siMaya akan diberikan akses sebagai pengguna layanan.

Gambar 2. Cara kerja Software as a Service

Selain instansi pemerintahan, teknologi cloud juga sudah diterapkan oleh pelaku-pelaku bisnis lain. James Tandy & Siswono (2013) mengemukakan tiga alasan utama pelaku bisnis menggunakan teknologi cloud yaitu :

1. Cloud adalah model layanan berbasis internet untuk menampung sumber daya sebuah perusahaan yang mana artinya perusahaan tidak perlu lagi memiliki infrastruktur dikarenakan adanya perusahaan yang menyediakan fasilitas penyimpanan di internet.

2. Perusahaan dapat melakukan penekanan biaya yang harus dikeluarkan untuk pembelian infrastruktur dan software

3. Perusahaan tidak memerlukan pengetahuan yang mendalam mengenai IT karena sudah didukung oleh perusahaan yang menyediakan layanan penyimpanan.

Armbrust (2010) telah melakukan uji coba terhadap penggunaan sumberdaya pada sistem non-cloud yang dapat berpotensi mengakibatkan kerugian.Adanya waktu puncak dan keterbatasan kapasitas sumberdaya dapat menyebabkan  suberdaya yang terbuang  atau kekurangan  sumberdaya yang menyebabkan pengguna menjadi tidak terlayani oleh sistem.

Gambar 2. (a) Waktu puncak dapat diantisipasi dengan tepat, sumber daya (area yang diarsir) terbuang di luar waktu puncak, (b) Pengguna yang tidak terlayani (area yang diarsir) dikorbankan karena sumber daya saat puncak tidak terpenuhi, (c) beberapa pengguna berhenti menggunakan layanan secara permanen setelah mengalami layanan yang buruk.

Selain beberapa kelebihan yang ditawarkan oleh teknologi cloud, James Tandy & Siswono (2013)  juga mengemukakan beberapa risiko penggunaan cloud yaitu :

1. User tidak mengetahui secara fisik apa yang terjadi pada data nya, hanya berharap pada tanggung jawab provider.

2. Ketika data tersimpan secara eksternal, bencana sulit dihadapi karena hanya mengandalkan provider dalam pemulihan.

3. Ketika provider mengalami kepailitan.

Penggunaan cloud yang berarti menyerahkan data pada pihak lain menjadi risiko terbesar yang dihadapi pengguna layanan cloud. Pada kasus layanan cloud siMaya, instansi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah bertindak sebagai pengguna layanan clouddan Kementrian Komunikasi dan InformatikaRI sebagai provider penyedia jasa layanancloud. Ini berarti setiap instansi yang ingin menggunakan layanan siMaya harus mempercayakan data yang disimpan dalam server milik Kementrian Komunikasi dan Informatika RI.

Persyaratan bagi pengguna untuk mempercayakan penyimpanan data pada Kementrian Komunikasi dan Informatika RI dalam menggunakan layanan cloudsiMaya dapat membuat pengguna ragu untuk mengimplementasikan siMaya versi 5 sehingga Kementrian Komunikasi dan Informatika RI sebagai penyedia jasa layanan untuk siMaya harus menyakinkan pengguna untuk dapat secara profesional menjamin keamanan server dan data pengguna.

Penyimpanan data /informasi elektronik yang dilakukan penyedia layanan cloud pada dasarny amerupakan bagian darisebuahperjanjianlayananatauService Level Agreement (SLA) yang disepakatiantarapenyelenggaracloud dengan customer. Penempatan data /informasi elektronik oleh penyedia layanan cloud secara teknis dapat dilakukan di mana saja sesuai dengan pertimbangan masing-masing  penyedia.(PT. Justika Siar Publika, 2013)

Dalam penyelenggaraan siMaya, Kementrian Komunikasi dan Informatika RI bertindak sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE) yang terikat pada Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PTSE). Beberapa konsekuensi yang harus dipatuhi oleh Kementrian Komunikasi dan Informatika RI sebagai PSE dalam PP PTSE yaitu :

1. Penempatan Pusat Data dan Pusat Pemulihan Bencana serta mitigasi atas rencana keberlangsungan kegiatan Penyelenggaraan SE (Pasal 17)

2. Pengamanan Penyelenggaraan SistemElektronik (Pasal 18 s.d.Pasal 29)

3. KewajibanSertifikasiKelaikanSistembagi PSE PelayananPublik (Pasal 30 s.d. Pasal 32)

Gambar 3 : Statistik pengguna SiMAYA sampai dengan akhir tahun 2017

PP PTSE sebagai dasar hukum dalam penggunaan layanan cloud dapat lebih meyakinkan pengguna layanan siMaya versi 5 untuk dapat lebih yakin menggunakan layanan siMaya versi 5. Diharapkan dengan banyaknya manfaat penggunaansiMaya, instansi pemerintahan dapat lebih baik dalam mengelola sumberdaya dan lebih patuh terhadap peraturan. (Mow)