Jakarta, Ditjen Aptika – Salah satu tugas utama Ditjen Aplikasi Informatika ialah melakukan transformasi digital pada sektor pemerintahan. Untuk mendukung hal tersebut, Ditjen Aptika mulai menerapkan penggunaan e-Arsip.
“Dengan adanya e-Arsip ini tentu akan sangat membantu dalam mencari arsip yang dibutuhkan dengan waktu yang cepat. Proses yang berat dari digitalisasi arsip adalah proses scanning untuk memindahkan dari arsip fisik menjadi digital, sehingga dibutuhkan komitmen dalam menjalaninya,” ujar Sekretaris Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika Sadjan, saat memberikan sambutan pada acara Bimbingan Teknis e-Arsip, di Jakarta, Kamis (24/10/2019).
Sadjan juga berpesan, “Arsip yang sudah in-active sebelum dipindahkan ke gudang arsip harus di-scanning dahulu. Jangan sebaliknya, dipindahkan dahulu baru di-scanning. Admin e-Arsip di Ditjen Aptika agar benar-benar mendalami dan menganggap hal ini dengan serius dan fokus. Sehingga bisa melakukan digitalisasi arsip ini dengan baik.”
Sedangkan Kepala Bagian Persuratan dan Arsip, Riris Megawati menjelaskan bahwa hal yang melatarbelakangi penerapan e-Arsip ini ialah adanya kekurangan-kekurangan yang terjadi pada penanganan arsip konvensional, seperti:
- Memerlukan waktu dan SDM yang cukup besar;
- Adanya kemungkinan kesalahan penanganan arsip;
- Perlunya ruangan yang cukup besar untuk menampung seluruh dokumen arsip;
- Besarnya resiko kerusakan dan kehilangan dokumen arsip;
- Proses pencarian arsip memerlukan waktu yang cukup lama.
“Dengan e-Arsip penyimpanan dokumen arsip dilakukan secara elektronik, sehingga mampu mengatasi masalah keterbatasan ruang penyimpanan dokumen. Penerapan e-Arsip juga memberikan kemudahan dalam proses pencatatan, pencarian, pertelaan, serta pelaporan dokumen arsip secara online, juga kemudahan mengelola arsip,” jelas Mega.
Mega juga menjelaskan mengenai manfaat pengelolaan arsip jika dilakukan menggunakan aplikasi e-Arsip, diantaranya:
- Penanganan arsip dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen, sampai dengan penyusutan;
- Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja;
- Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas;
- Menuju paperless society dan akan lebih mudah, cepat, dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server);
- Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat, dan lebih akuntabel menuju good governance.
Meskipun demikian, Mega juga menyampaikan bahwa dalam penggunaan e-Arsip ini juga tetap ada kendala dan kelemahannya. Seperti akses internet yang tidak stabil, mati listrik, serta memerlukan perawatan server serta aplikasi e-Arsip itu sendiri.
“Dengan adanya e-Arsip saya berharap daftar arsip dapat terintegrasi dengan siMaya, serta terciptanya keseragaman dalam penyimpanan daftar arsip di lingkungan Kementerian Kominfo,” pungkas Mega.
Acara Bimbingan Teknis Aplikasi e-Arsip tersebut dihadiri oleh seluruh Kepala Sub Bagian Tata Usaha serta para admin e-Arsip di lingkungan Ditjen Aptika. (lry)
