Bogor, Ditjen Aptika – Dokumentasi semua kegiatan yang bersumber dari anggaran negara harus tersimpan dengan baik. Berdasarkan audit dari Biro Umum Kemkominfo, pengelolaan arsip di Ditjen Aplikasi Informatika masih perlu diperbaiki.
“Seharusnya kegiatan yang menyangkut anggaran negara dokumennya harus disimpan dengan baik. Selain itu, pembuatan surat kedinasan juga wajib mengikuti Pedoman Menteri Kominfo Nomor 3 Tahun 2019 tentang Tata Naskah Dinas,” kata Riris Megawati selaku Koordinator Persuratan dan Arsip Kemkominfo, saat acara Bimbingan Teknis Tata Naskah Dinas dan e-Arsip di Bogor, Selasa (6/4/21).
Dilanjutkan oleh Riris, pedoman menteri itu menjadi acuan bagi setiap unit organisasi eselon I, II, III, dan unit pelaksana teknis (UPT) di lingkungan Kementerian Kominfo dalam pembuatan tata naskah dinas.
Ia pun menyampaikan banyak kekurangan pengelolaan arsip secara konvensional, terutama butuh waktu dan SDM yang cukup besar. Juga adanya kemungkinan kesalahan penanganan arsip, perlunya ruangan yang besar, serta resiko kerusakan dan kehilangan dokumen arsip.
“Menggunakan E-Arsip secara elektronik, para mengelola arsip akan lebih mudah menyimpan, mencari, dan melaporkan dokumen arsip secara daring,” tutup Riris.
Lihat juga: Dukung Transformasi Digital, Ditjen Aptika Terapkan e-Arsip
Sementara itu pengelola e- Arsip Biro Umum Kemkominfo, Agus Budiman mengutarakan sejumlah kendala dan kelemahan dari arsip elektronik. Terutama akses internet yang kurang stabil untuk mengakses e-Arsip, dan matinya aliran listrik.
“Perlu perhatian khusus mengenai perawatan media penyimpanan dan perangkat elektronik (server), serta maintenance terhadap aplikasi e-arsip,” ujarnya.
Agus mengharapkan dengan adanya aplikasi E-Arsip, akan tercipta keseragaman dalam penyusunan arsip di lingkungan Kominfo. Selain itu juga terintegrasi dengan aplikasi siMaya dan Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta memenuhi ketentuan klasifikasi dan hak akses arsip.
Acara bimbingan teknis tersebut diselenggarakan dalam rangka pemutahiran penginputan arsip di jajaran Sekretariat Ditjen Aptika. Turut hadir di acara, perwakilan dari Dit. Pengendalian, Dit. Ekonomi Digital, Dit. Pemberdayaan Informatika, dan Dit. Layanan Aplikasi Informatika Pemerintahan. (sub)
